Whistleblowing – Segnalazioni

Il Patronato Inca si è adeguato alle disposizioni contenute nel d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (c.d. “Decreto Whistleblowing”), che ha attuato il processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni, anche anonime, finalizzato alla prevenzione e al contrasto di comportamenti illeciti o non improntati ai principi di eticità e integrità.

Per l’invio e la gestione delle segnalazioni il Patronato Inca sta implementando una piattaforma informatica proprietaria e dedicata, che costituirà canale preferenziale per l’invio delle segnalazioni.

In attesa dello sviluppo di tale piattaforma si potranno comunque inviare segnalazioni, inviando una email all’indirizzo:che garantirà i requisiti di sicurezza, segretezza e anonimato previsti dalla normativa, in quanto la sua gestione è stata affidata ad un soggetto esterno al Patronato.

Chi può fare segnalazioni?

Possono effettuare una segnalazione:

• i dipendenti, i lavoratori autonomi, i collaboratori, a qualsiasi titolo, anche volontari e gratuiti, che svolgono la propria attività lavorativa presso il Patronato Inca, anche a livello territoriale e anche se dipendenti della CGIL che, ai sensi del d.lgs. 152/2001, sono in comando presso il Patronato;
• i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi; i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso o a favore del Patronato, nonché tutti coloro che svolgono un ruolo con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza quali, a mero titolo esemplificativo, i Direttori, i Coordinatori, i componenti dell’ufficio di Presidenza.

Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo e, comunque, possono essere effettuate anche:

• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Cosa può essere segnalato?

Chiunque abbia il diritto di effettuare segnalazioni può rappresentare comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse o l’integrità del Patronato, del suo modello organizzativo, di gestione e dio controllo, delle procedure che ne costituiscono attuazione e/o della policy anticorruzione e/o del Codice Etico della CGIL e/o delle normative interne e/o in ogni caso idonee ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, al Patronato e che consistono in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; 
• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.

Eventuali segnalazioni per comportamenti diversi da quelli di cui sopra, come ad esempio meri reclami o disservizi, o comunque proposti da soggetti non aventi legittimazione, verrebbero archiviati e non gli sarebbe dato seguito.

Come effettuare la segnalazione?

Al momento la segnalazione può essere inviata mediante inoltro di una email con testo libero, e con gli allegati ritenuti opportuni, al seguente indirizzo:Attraverso l’indirizzo email di cui sopra potrà essere richiesta anche una audizione che, alla luce dell’ampiezza territoriale nel quale si svolge l’attività del Patronato, verrebbe probabilmente fissata in videoconferenza (salvo disponibilità del segnalante a spostarsi ove ha sede il Patronato e/o il Gestore) nel corso della quale il segnalante potrà rilasciare una dichiarazione che sarebbe oggetto di verbalizzazione da parte del gestore whistleblowing e che seguirebbe, poi, la procedura “whistleblowing”.

È in fase di implementazione una piattaforma dedicata, della quale verrà data notizia attraverso pubblicazione in questa pagina.

Attraverso le predette modalità è possibile:

• inviare una segnalazione;
• modificare o aggiornare una segnalazione inviata;
• chiedere lo stato di una segnalazione inviata, prima della comunicazione della sua eventuale archiviazione;
• ricevere riscontro sugli esiti delle verifiche, laddove il segnalante abbia fornito la sua identità.

In attesa dell’implementazione della piattaforma dedicata, il gestore delle segnalazioni procederà alla conservazione di tutte le segnalazioni ricevute in apposta piattaforma alla quale non sia consentito l’accesso al Patronato.

Si possono effettuare segnalazioni esterne e/o pubbliche?

Si rammenta che il D.lgs. 24/2023 consente di effettuare segnalazioni esterne al Patronato, direttamente presso l’ANAC (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing) così come divulgazioni pubbliche di violazioni nei casi espressamente previsti dalla norma.

La possibilità di effettuare segnalazioni esterne all’ANAC è consentita solo nei casi di seguito riportati:

• ove non sia attivo il canale di segnalazione interno ovvero se il medesimo non risulti conforme alle prescrizioni di legge;
• nei casi in cui il segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna alla quale non è stato dato seguito;
• nei casi in cui il segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
• nei casi in cui il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La possibilità, invece, di effettuare una divulgazione pubblica, sussiste quando:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Come viene tutelato il segnalante?

Il Patronato tutela l’identità del segnalante, assicurando la riservatezza dell’identità e dei fatti oggetto di segnalazione a partire dalla ricezione della segnalazioni.

Il Patronato vieta ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti del segnalante in conseguenza della segnalazione, inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a terzi connessi al segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato al Patronato e/o alla CGIL.

Il Patronato, peraltro, proprio al fine di garantire l’identità del segnalante, ha affidato la gestione delle segnalazioni all’esterno, dando istruzioni al gestore affinché mantenga riservata, anche nei rapporti con il Patronato, l’identità del segnalante, salvo i casi previsti dalla legge. In ogni caso, i soggetti che, a qualsiasi titolo, vengono coinvolti nella gestione delle segnalazioni, sono tenuti alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della segnalazione ricevuta e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

Al segnalante viene rilasciato avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione, mediante invio di apposita ricevuta in risposta all’inoltro dell’email contenente la segnalazione. Il segnalante viene altresì informato degli esiti degli accertamenti svolti in merito.

Come viene tutelata la persona coinvolta?

Il Patronato tutela anche i diritti delle persone coinvolte nella segnalazione, garantendo il principio per cui una persona è autorizzata ad accedere a determinate informazioni solo se necessario (e, comunque, nei limiti di quanto necessario) per l’esecuzione delle attività di propria competenza secondo le mansioni assegnate.

Come si è visto, in particolare il Patronato ha affidato la gestione del whistleblowing all’esterno, dando indicazioni di garantire l’anonimato, oltre che del segnalante, anche delle persone coinvolte, addirittura nei rapporti tra gestore e Patronato stesso, salvo, appunto, il caso della necessità.

Le persone coinvolte vengono quindi informate dell’esistenza e del contenuto della segnalazione, e ne ricevono copia, ad eccezione del riferimento all’identità del segnalante (e/o di ogni informazione e/o fatto che possa consentirne l’identificazione, che verranno espunti a cura del gestore), salvo i casi espressamente previsti dalla legge.

Si rammenta che le persone coinvolte hanno diritto ad essere informate dell’esito dell’istruttoria. Previa valutazione della quale deve essere tenuta traccia, l’informativa alla persona coinvolta può essere ritardata ovvero non effettuata, anche in parte, qualora sia necessario attendere l’azione di pubbliche autorità, o qualora sia ragionevole ritenere che, fornendo l’informativa, possa essere a rischio la riservatezza della identità del segnalante.

Come vengono trattati i dati personali?

Nel processo di gestione delle segnalazioni, dalla ricezione dell’e-mail contenente la segnalazione, per tutta la successiva attività istruttoria, e sino alla conservazione della stessa in esito all’istruttoria stessa, i dati personali saranno trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D.Lgs. 196/2003).

In particolare, si informa che il Patronato Inca, con sede a Roma in Via G. Paisiello 43, Tel. 06855631 in qualità di Titolare del trattamento (di seguito “INCA” o “Titolare”), effettuerà trattamenti sui Suoi dati personali nel rispetto del decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24 che regola le segnalazioni c.d. di “whistleblowing” nonché di quanto di seguito indicato.

1) Natura dei dati trattati. Ai sensi dell’art. 4 del d.lgs. n. 24/2023 il canale di segnalazione garantisce “la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione”. Inoltre, ai sensi dell’art. 12 comma 2 del d.lgs. n. 24/2023 “L'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell'articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.” Pertanto, solamente i Verificatori designati, unici soggetti che possono venire a conoscenza delle informazioni presenti nella Sua segnalazione, potranno trattare i dati personali e le informazioni da Lei spontaneamente indicate all’interno della segnalazione e necessari affinché gli stessi possano prendere in carico la Sua segnalazione e fornirLe l’avviso di ricevimento, eventuali richieste di integrazioni e gli opportuni riscontri così come stabilito dall’art. 5 del d.lgs. n. 24/2023.

2)Finalità e base giuridica del trattamento. L’INCA si è munita della piattaforma di segnalazione “whistleblowing” al fine di rispettare gli obblighi posti dal d.lgs. n. 24/2023 in capo al Titolare. Pertanto, la base giuridica è rinvenibile all’interno dell’art. 6 par. 1 lett. c) del Regolamento UE 2016/679. Nell’eventualità in cui dalla Sua segnalazione dovesse sorgere la necessità di comunicare l’identità del segnalante a persone diverse rispetto ai Verificatori designati, Le verrà richiesto un apposito consenso dai medesimi Verificatori. In mancanza del consenso, o qualora Lei decidesse liberamente di negare tale consenso, l’identità del Segnalante non potrà essere rivelata a nessun altro soggetto diverso dai Verificatori così come previsto dall’art. 12 comma 2 del d.lgs. n. 24/2023 sopra citato.

3)Modalità del trattamento e periodo di conservazione dei dati. Il trattamento sarà effettuato attraverso la piattaforma di segnalazione “whistleblowing” sopra descritta. Ai sensi dell’art. 14 del d.lgs. n. 24/2023 le segnalazioni “e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del presente decreto e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018”. Inoltre, ai sensi dell’art. 13 comma 2 “i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente”.

4)Comunicazione dei dati. I dati e le informazioni presenti nelle Sue segnalazioni non saranno ceduti, diffusi o trasferiti in paesi extra UE. Tali dati potranno essere resi noti solamente all’amministratore di sistema, ai Verificatori designati dall'INCA nonché ai soggetti per cui la comunicazione dei dati è necessaria per adempiere ad obblighi di legge (es. le autorità competenti indicate nel d.lgs. n. 24/2023). Si specifica inoltre che la comunicazione delle informazioni presenti nella segnalazione ed eventualmente dell’identità del Segnalante avverrà nel rispetto di quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

5)Natura del conferimento dei dati. Il conferimento dei dati è facoltativo ma, in mancanza, non sarà possibile prendere in carico le Sue segnalazioni.

6)Diritti dell’interessato. Ai sensi dell’art. 13 comma 3 del d.lgs. n. 24/2023 “i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall'articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196”. Pertanto, nei limiti sopra indicati, il Titolare Le garantisce l’esercizio del diritto di accesso e, nei casi previsti, del diritto alla rettifica, alla cancellazione, alla portabilità dei dati. Lei ha altresì il diritto di domandare la limitazione del trattamento dei dati conferiti e di opporsi al trattamento. La normativa Le riconosce anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

7)Modalità di esercizio dei diritti.L’interessato può esercitare i propri diritti, nei limiti sopra indicati, contattando il Titolare del trattamento o il Responsabile della Protezione dei Dati personali designato e contattabile all’indirizzo e-mail di seguito indicato